producción y trámites de documentos

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA


• NORMAS LEGALES

LEY 80 DE 1989: señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 527 de 1999: define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Ley 594 de 2000: tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Decreto 2150 de 1995: suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001

ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

• NORMAS TÉCNICAS

Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.

Comunicación Externa: Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.


Juego de Correspondencia: El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:
Radicación: Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Oficial: Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

Confidencial o reservada y personal: No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación Interna: Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.

Memorandos: Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Oficios internos: Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Oficios externos: Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.


Procedimientos operativos: Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

Mensajería: El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

Correo: El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.

Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.




• ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

 Computador
 Impresora
 Scanner
 Fax
 Teléfono
 Fotocopiadora
 Formato DVD
 Sellos
 A z tamaño oficio
 Archivadores de fuelle de cartón
 Ganchos legajado plástico
 Ganchos de cosedora
 Resaltadores
 Tijeras
 Lapiceros
 Borrador
 Cosedora
 Perforadora
 Sobre manila tamaño carta
 Sobre blanco
 Huellero

comentarios sobre la clase producir 2

Los métodos de aprendizaje en mi concepto que maneja la docente como una herramienta fundamental, facilitan considerablemente el comprender cualquier tema, ya que nos permiten dar nuestros conceptos o puntos de vista y de esta manera explicarlos mediante ejemplos explícitos relacionados con la realidad

transcripción de un artículo de revista

Auntor: anonimo.

La masacre de La Picota
"masacre de los hombres de los Castaño fue en La Picota, un caserío en la región de Puerto Gaitán, Meta, en octubre de 1997 con José Baldomero Linares, alias ‘Guillermo Torres’, de las Autodefensas de Meta y Vichada".

"Una tropa de más de 120 hombres, entre 'Urabeños' y autodefensas de 'Guillermo Torres' se reunieron en Santa Isabel, una finca cerca a Puerto Gaitán, para planear la incursión a La Picota. En este caserío los paramilitares asesinaron a cinco personas a quienes señalaron de presuntos nexos con la guerrilla.

Después de la masacre, los dos grupos se replegaron a la finca Brasil, en Puerto Gaitán, donde recibieron entrenamiento militar y político de instructores de Urabá. La finca Brasil, señaló 'El Cura', pertenecía a Víctor Carranza: "Se decía que era de Víctor, hay una pista abandonada y una laguna, era una casa grande, de material, con una corralera en donde hicimos los entrenamientos".

José Efraín Pérez Cardona, alias ‘Eduardo 400’, uno de los 'paras' envíados por los Castaño a Puerto Gaitán para hacer la instrucción, aseguró en una versión libre de octubre de 2009 que había escuchado que la finca Brasil era de Víctor Carranza. Contó que había una casa de material y una pista de aterrizaje abandona en la que se hicieron los ejercicios físico.


Tomado: revista semana del Julio 10 de 2010.

Transcrito por: Wilmer Mendez.

transcripción de una pag web

La culpa es del árbitro

Por Federico Ferrero

Es común en el ser humano pensar que la culpa es del otro, y ya hemos tratado este tema en forma general.

"Los árbitros suelen ser los culpables de las nuestras derrotas o de las de nuestro equipo, y de las victorias del otro competidor o del equipo contrario. Tanto es así, que es considerado como normal el que a los árbitros se les recalquen (con poca educación, en el mejor de los casos) sus supuestos fallos o errores".

Suponiendo incluso que los árbitros siempre se equivocaran cuando se cree que así ocurrió, ¿alguien vería normal que un árbitro le comentara a un entrenador de uno de los equipos que están jugando, o a uno de los competidores, lo patético de sus tácticas, de sus técnicas o sus estrategias? ¿O quizás lo pésimamente que juegan sus jugadores debido a su incompetencia como instructor del deporte en cuestión, o lo decepcionarte que resulta como deportista profesional?

No, ¿verdad?

" ¿alguien vería normal el que una persona ignorante en un tema determinado, le recalque sus "supuestos" errores a otra persona que se ha instruido en dicho tema? ¿Podría, con alguna legitimidad, un Ingeniero criticar a un Abogado en lo relativo a su profesión, y
viceversa? ¿Qué sabe un Ingeniero de Abogacía o un Abogado de Ingeniería?"

Tomado de: http://www.andinia.com/a22373.shtml

Transcrito por: Wilmer Mendez.

Lección 20 MecaNet

Resultados para: Lección 20 del curso MecaNet
Realizado el martes, 10 de agosto de 2010 a las 04:59 PM

PPM: 162
Tiempo: 11 m. 28 sg.
Nº de errores: 15 (0%)
Nº de aciertos: 1869 (100%)
Nota: 95 (sobre 100)


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

Lección 19 MecaNet

Resultados para: Lección 19 del curso MecaNet
Realizado el martes, 10 de agosto de 2010 a las 04:40 PM

PPM: 139
Tiempo: 11 m. 50 sg.
Nº de errores: 18 (1%)
Nº de aciertos: 1653 (99%)
Nota: 92 (sobre 100)


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

Lección 18 MecaNet

Resultados para: Lección 18 del curso MecaNet
Realizado el martes, 10 de agosto de 2010 a las 04:04 PM

PPM: 100
Tiempo: 18 m. 34 sg.
Nº de errores: 9 (0%)
Nº de aciertos: 1863 (100%)
Nota: 87 (sobre 100)


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.